‘Het was wennen aan de nieuwe procedure’

Alsof het op 12 juni in Ter Apel nog niet spannend genoeg was: de eerste dag dat het migratiepact en de nieuwe asielprocedure moesten worden uitgevoerd, begon met een storing. Van Eurodac – het Europese systeem waar biometrische gegevens, een foto en vingerafdrukken van asielaanvragers, worden opgeslagen. Dus was het voor het COA en de IND direct improviseren geblazen ondanks de zorgvuldige voorbereidingen. Mariet Klein, Henriëtte Kip en Martine van Werven blikken terug op de eerste twee weken samenwerken aan de nieuwe procedure. 

Henriëtte Kip, middenmanager Ter Apel (IND)

‘Het aanmeldcentrum en de opvang zitten hier op hetzelfde terrein en dat biedt veel voordelen want je hebt elkaar doorlopend nodig. Onder één dak werkt het nou eenmaal veel makkelijker samen. Bijvoorbeeld: als een aanvrager klaar is bij de IND dragen we diegene over aan het COA. En zo zijn er nog veel meer raakvlakken in onze werkprocessen.
 
‘Je hoopt natuurlijk dat elke aanvrager de procedure soepel doorloopt, maar je hebt zoveel uitzonderingen op de regel. Situaties waarin je moet improviseren of met elkaar moet communiceren. Als iemand in een rolstoel zit bijvoorbeeld, daar moet het COA rekening mee houden in de opvang. We geven dat natuurlijk meteen door. Over deze zaken hebben we op de werkvloer continu contact met elkaar. Hoe? Wat het snelst gaat! We schrijven niet eerst een nota maar bellen of gaan meteen bij elkaar zitten voor overleg. In de nieuwe asielprocedure delen we standaard na de eerste stap – OVA - de gegevens die we verzameld hebben zodat het COA die kan invoeren en de mensen kan plaatsen. 

‘Ik heb zelf bij het COA gewerkt, dat helpt me wel om het hele proces te overzien. Het gaat om het besef dat als er ergens iets vastloopt, het in de rest van de keten ook misgaat. De aanvrager kan dan ook niet verder. We voelen ons daar in Ter Apel heel verantwoordelijk voor. Waarom? Omdat je hier ziet wat het betekent om in een keten te werken. Je hebt elkaar nodig om knelpunten op te lossen.

‘In de eerste weken na 12 juni hebben we lange dagen gemaakt want het was wennen aan de nieuwe werkwijze. Er moeten, ook voor het pact, veel problemen opgelost worden en dat maakt het werken in Ter Apel ook uitdagend. Hoe het afliep met Eurodac? Die achterstand hebben we later gelukkig in kunnen halen. Lang niet alles gaat zoals we het van tevoren hadden bedacht maar voor zo’n grote verandering kunnen we heel tevreden zijn.’ 

Mariet Klein, teamhoofd bewonerslogistiek, locaties Ter Apel en Schiphol (COA)

‘Die Eurodac-storing laat goed zien hoe afhankelijk we van elkaar zijn. Als de IND het OVA-proces niet kan afronden, kunnen wij niet beginnen met ons werkproces. Het gevolg: bewoners in de opvang die nog niet in het systeem staan. Dat moeten we dan achteraf repareren en dat is wel een uitdaging. 

‘Hier is geen dag hetzelfde. In Ter Apel, en dat maakt het werken hier zo mooi, hebben we allemaal een schouders-eronder-mentaliteit. Gaat er iets mis, dan doen we ons uiterste best om het samen op te lossen. Niet voor niks heeft EUAA (het Asielagentschap van de Europese Unie – red.) Ter Apel een voorbeeld voor Europa genoemd omdat we hier met de hele keten samenwerken. 

‘Henriëtte en ik zijn allebei vakidioten van de asielketen en we hebben in 2015 samen een asielcrisis meegemaakt. Dat maakt het makkelijker om samen op te trekken. Je hebt elkaar hier gewoon echt nodig. Als je niet midden in het proces zit, is het moeilijk om te begrijpen dat er dertig andere touwtjes gaan bewegen als je in de asielprocedure aan één touwtje trekt. In Ter Apel komen alle werkprocessen van de keten samen. Hier weet iedereen elkaar prima te vinden. Maar om de nieuwe procedure echt soepel te laten lopen hebben we op sommige vlakken meer besluitvorming nodig. In de praktijk is het nu behoorlijk zoeken hoe we de verschillende processtappen per organisatie vloeiend in elkaar over laten lopen. We zouden dat, als je het mij vraagt, in een ketenproces moeten vastleggen en daarbij gebruikmaken van de ervaringen die we nu opdoen. 

‘Hoe het nu in Ter Apel verder gaat met de uitvoering van het migratiepact? We gaan van A naar Beter. Niet alles is in de aanloop goed gegaan, nu gaat ook niet alles goed en het komende jaar zal dat zo blijven. Maar de nieuwe procedure gaat goed draaien, daar heb ik alle vertrouwen in. Als we onze teams maar de rust en de ruimte geven om hun werk te doen en als er bij de doorontwikkeling maar goed geluisterd wordt naar hoe het in de praktijk werkt.’ 

Martine van Werven, tactisch manager (IND)

‘Ik ben heel trots op de eerste twee weken. Gaat alles goed? Nee, er zijn de nodige opstartproblemen. Maar ik had eerlijk gezegd nog meer stress, zorgen en knelpunten verwacht. In de eerste dagen stonden we in Ter Apel in de overlevingsstand. Je werkt dan van uur tot uur en van dag tot dag. We kunnen nu al, eerder dan ik dacht, verder vooruitkijken en aan het werkproces gaan sleutelen.

‘De goede contacten tussen IND’ers en COA-collega’s op de werkvloer, die zijn goud waard. In de voorbereiding brachten we in ketensessies de nieuwe werkprocessen bij elkaar en maakten we afspraken over de samenwerking. Maar het loopt niet helemaal zoals je dat op papier hebt bedacht. Snel schakelen dus en problemen aanpakken. Dat waren in de eerste weken vooral opstart-issues bij de IND, bij het COA en ook op het raakvlak van ons werk. 

‘Waar onze processen bijvoorbeeld samen komen: na de triage-stap (waarin de IND bepaalt welke procedure een aanvrager moet doorlopen – red.) beslissen we wanneer de aanvrager op welke locatie gehoord moet worden. Die informatie gaat naar het COA, zodat de COA-collega’s dat kunnen gebruiken voor het plaatsingsproces. 

‘Het is heel mooi dat we de nieuwe asielprocedure en de samenwerking verder gaan ontwikkelen. Er is zo hard gewerkt hier en er is ook zo veel bereidheid om in de keten met elkaar mee te denken. Soms is het lastig om elkaar te helpen, omdat bijvoorbeeld informatie niet gedeeld mag worden. Maar dan bekijken we in Ter Apel altijd samen hoe we daar een oplossing voor kunnen vinden.’