Achter de schermen: erkend referentschap

‘Voor hen kwam het totaal onverwacht’, vertelt Matthijs van Bommel, relatiemanager bij de IND. Hij beoordeelt erkenningsaanvragen en onderhoudt contact met grote erkend referenten. ‘Zij waren gewend dat hun aanvragen binnen twee weken werden afgehandeld. En dat was niet meer zo. Het is dan de taak van de relatiemanager om te luisteren, uit te leggen wat er speelt en te kijken hoe we dit binnen de regels goed kunnen oplossen.’ 

Erkend referent word je niet zomaar en de IND bepaalt wie het erkend referentschap krijgt. Bedrijven die erkend referent zijn, kunnen zaken doet met de IND en er terecht met vragen of als er iets per ongeluk is misgegaan. Hoe gaat die samenwerking? En wat is een erkend referent precies? 

Rechten en plichten

Een erkend referent is een organisatie die door de IND als betrouwbare partner is aangewezen om verblijfsvergunningen aan te vragen voor buitenlandse werknemers, studenten, onderzoekers of au-pairs. Een voordeel, want met die erkenning worden aanvragen sneller behandeld en zijn er minder bewijsstukken nodig dan bij reguliere aanvragen. 

Daar staat tegenover dat erkende referenten zich moeten houden aan een administratieve-, informatie- en zorgplicht. ‘Ze moeten het bijvoorbeeld op tijd melden als een kennismigrant uit dienst gaat of als er iets verandert in het arbeidscontract’, legt Matthijs uit. ‘De IND houdt toezicht en kan de erkenning ook weer intrekken als erkend referenten zich niet aan die plichten houden.’ 

Belangrijkste criteria

Bedrijven dienen een erkenningsaanvraag in om erkend referent te worden. ‘De IND toetst onder andere of een bedrijf financieel gezond is’, zegt Matthijs. ‘Daarnaast controleren we of bedrijven voldoen aan wettelijke verplichtingen en of de bestuurders betrouwbaar zijn.’

Samen oplossen

Grote erkende referenten en hun gemachtigden kunnen bij Matthijs terecht als er vragen zijn over procedures of de werkwijze van de IND. ‘Ook als er iets niet goed gaat, of als er fouten zijn’, zegt hij. ‘We gaan dan eerst met elkaar in gesprek om te kijken of we het kunnen oplossen.’ Sowieso krijgen bedrijven die eenmaal de erkenning hebben, voorlichting van de IND over de regels. IND’ers zoals Matthijs adviseren ook over de mogelijkheden en voorwaarden om personeel naar Nederland te halen.

Die samenwerking herkent ook Tugba Ozyakup, advocaat bij internationaal immigratie-advocatenkantoor Fragomen. Fragomen is zelf geen erkend referent, maar treedt vaak op als gemachtigde voor bedrijven die dat wel zijn. ‘Een bedrijf had voor zo’n dertig medewerkers en hun gezinsleden de verkeerde verblijfsvergunning aangevraagd. Dat had ernstige gevolgen kunnen hebben. Gelukkig konden we het met de relatiemanager van de IND oplossen, zonder dat mensen hun baan of verblijf verloren.’

Grote bedrijven kiezen vaak voor een gemachtigde, zoals Fragomen, om het erkend referentschap te verzorgen. ‘Zij blijven eindverantwoordelijk, maar wij nemen het immigratieproces uit handen’, legt Tugba uit. ‘Zeker voor veel buitenlandse bedrijven is dat ingewikkeld. Nederlandse jaarrekeningen, financiële begrippen. Zonder begeleiding wordt het al snel een pingpongspel met ontbrekende stukken.

Internationaal voorbeeld

Tugba prijst de samenwerking met de IND en de erkenningsprocedure in Nederland. ‘Ook andere landen merken dat op’, zegt ze. ‘Nederland wordt internationaal gezien als voorbeeld. Ons kantoor in Qatar heeft ons bijvoorbeeld gevraagd het Nederlandse model toe te lichten. De duidelijke verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerking leiden ertoe dat mensen hier legaal en zorgvuldig aan het werk kunnen. En daar gaat het uiteindelijk om.’