Observaties delen via het Sigma-systeem

Toegang tot de juiste informatie kan grote gevolgen hebben voor de veiligheid van zowel medewerkers als de terugkeerder. Patrick Schilperoort werkt bij de Koninklijke Marechaussee (KMar) en krijgt hier dagelijks mee te maken: ‘Bij een begeleid vertrek zien wij iemand meestal pas tweeënhalf à drie uur voor vertrek. Daarvoor heeft deze al een heel proces doorlopen bij verschillende ketenpartners. Om voor een rustige vlucht te zorgen, hebben we toegang nodig tot de informatie die zij hebben.’ Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om gedrag, de gezondheidstoestand of bezittingen.

Vreemdelingenbeeld

Sinds 2017 wordt het systeem Sigma – op de werkvloer ook bekend als ‘Vreemdelingenbeeld’ of onder de oude naam ‘M118’ – gebruikt met precies dat doel. Casemanagers van het COA, regievoerders van DTenV en escorts van de KMar, maar ook medewerkers van de IND, Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM), de Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O) vullen hun eigen informatiesystemen met belangrijke gegevens over onder andere gedrag, fysieke kenmerken, de gezondheidstoestand en bezittingen van personen. Sigma tapt uit al deze systemen om het ‘vreemdelingenbeeld’ te creëren. Medewerkers kunnen dit via hun eigen systeem weer opvragen. Zo krijgen medewerkers via Sigma toegang tot alle relevante informatie die is toegevoegd door collega’s die eerder met dezelfde persoon te maken hebben gehad. In de toekomst wordt dit nog verder uitgebreid met toegang tot de Basisvoorziening Vreemdelingen en het Centraal Digitaal Depot.

Het huidige Sigma ontstond deels als gevolg van een tragische gebeurtenis. In 2013 maakte de Russische migrant Aleksandr Dolmatov een einde aan zijn leven in het Detentiecentrum Rotterdam. De Inspectie Justitie en Veiligheid concludeerde dat gebreken in de informatie-uitwisseling tussen de organisaties in de vreemdelingenketen een rol hadden gespeeld in deze tragische uitkomst. Zo bleek dat informatie over medicijngebruik en een eerdere suïcidepoging niet waren geregistreerd. Ook leefde onder medewerkers binnen de keten de behoefte om één centraal informatiesysteem te gaan gebruiken. De Inspectie deed twee belangrijke aanbevelingen: vul informatie consequent en volledig in en vergroot het bewustzijn over het belang hiervan. 

Van gedrag tot hobby’s

Jaren later zijn deze aanbevelingen nog altijd actueel. Henriet van Dijk is senior regievoerder bij DTenV en ziet hoe belangrijk de bijdrage van alle ketenpartners is: ‘Het is een groeidocument. Op COA-locaties wisselen we tijdens gesprekken met ketenpartners al veel informatie uit. Het is belangrijk dat er dan een lampje gaat branden dat iemand die informatie ook ergens moet noteren. Zo kan een ander later in de keten daar ook iets mee.’

Een goed beeld van de vreemdeling is zowel belangrijk bij personen die nog in een procedure zitten of bij DTenV gesprekken voeren over zelfstandige terugkeer, als voor personen die gedwongen vertrekken. In het laatste geval geldt dat voor de KMar observaties over hobby’s of andere bijzonderheden net zo belangrijk kunnen zijn als informatie over gedrag of de gezondheid. Patrick: ‘Wat misschien onbenullig kan lijken, kan voor ons belangrijk zijn om op aan te haken. Als iemand bijvoorbeeld aan vechtsport doet of medische problemen heeft, is dat voor ons heel belangrijk om te weten bij een begeleid vertrek.’ 

Actueel en volledig

Wanneer het erop lijkt dat informatie onjuist of onvolledig is gevuld, benadrukt Henriet vooral gebruik te maken van goede contacten met collega’s bij andere organisaties. ‘Kijk eerst naar wat je zelf waarneemt. Ik adviseer altijd even te bellen als informatie niet klopt of niet meer actueel lijkt. Soms duurt een procedure erg lang. Er kan in een paar maanden tijd ook veel veranderen in de situatie van een persoon.’ Om onvolledigheden formeel te noteren bestaat de zogeheten Terugmeldvoorziening.

Soms vinden medewerkers het lastig te weten welke persoonsgegevens gedeeld mogen worden en met wie. De AVG is hierin leidend en geeft hier kaders voor. Voor het vreemdelingenbeeld betekent dit dat medewerkers gegevens over gezondheid en gedrag mogen delen uit eigen waarneming. Dit gaat dus om dingen die de medewerker observeert of die de persoon in kwestie zelf aangeeft, zoals gezondheidsklachten of medicijngebruik. Daarbij moeten deze observaties altijd relevant zijn voor het organiseren van de terugkeer.

Het vullen van het informatiesysteem ervaren medewerkers soms als simpelweg een administratieve handeling, terwijl het een vorm van kennisuitwisseling is die van groot belang is. Jaren na het inspectierapport blijft het dan ook belangrijk om de bewustwording over het belang van goede registratie te vergroten. Henriet besluit: ‘Je doet het voor een ander. Voor de vreemdeling en voor een ketencollega.’