Meer dan een pasje: de centrale uitreikdagen voor internationale studenten

De uitreikdagen zelf zijn lang en intensief voor iedereen die eraan meewerkt. ‘Maar (oud-) collega’s zeiden ook dat dit dagen zijn die je niet wilt missen’, zegt Femke Reijn. Zij werkt pas enkele maanden bij de IND als beslismedewerker Studie en Uitwisseling in Den Bosch. ‘Met z’n allen de schouders eronder zetten en collega’s ontmoeten uit andere delen van het land sprak me aan. Maar het mooiste vind ik dat je studenten achter de aanvragen in levenden lijve ziet en spreekt. Studenten die beginnen aan een nieuw leven.’ 

Op tijd voor het studiejaar

Op twee centrale uitreikdagen ontvangen zo’n 14.000 studenten van buiten de Europese Unie (EU) hun verblijfsdocument. Op zaterdag 29 augustus en zaterdag 19 september gebeurde dit voor het vijfde jaar op rij. Voorheen moesten studenten naar een IND-loket reizen of kwam de IND naar de onderwijsinstellingen. ‘Maar de ‘studentenpiek’ veroorzaakte lange wachttijden bij de loketten voor alle aanvragers van een verblijfsvergunning’, zegt Colette Hendriks, projectleider van de uitreikdagen en manager van het loket in Den Bosch. ‘Door deze centrale aanpak zijn de wachttijden bij de loketten verkort én ontvangen studenten hun verblijfsdocument snel en op tijd voor het studiejaar.’

Alles moet kloppen

Zaterdag 29 augustus is het zover. Voordat de studenten binnenkomen, geeft Colette 150 medewerkers die helpen bij de uitreiking een korte uitleg. Het is spannend. ‘Hoe goed de voorbereiding ook is, pas op de dag zelf blijkt of alles loopt zoals gepland’, zegt ze. ‘Zijn alle verblijfsdocumenten er? Komen de studenten binnen hun afgesproken tijdslot? En zijn de looproutes duidelijk?’ Als de deuren eenmaal open zijn, houdt Colette het allemaal nauwlettend in de gaten. Tussendoor begeleidt ze het bezoek van DG IND Rhodia Maas en minister Bart van den Brink. Ook maakt ze een praatje met medewerkers. ‘Ze zijn gemotiveerd en willen aanpakken. De sfeer is collegiaal en zelfs gezellig, een dag waarop de IND als één organisatie zichtbaar wordt.’

Als de deuren opengaan

Bij de ingang krijgt iedere student van een host een kleurkaartje. De kleur laat zien bij welke van de vier IND-hoofdlocaties de onderwijsinstelling van de student hoort. Gekleurde lijnen op de vloer leiden de studenten naar de juiste pop-uploketten: rood voor Amsterdam, geel voor Zwolle, groen voor Den Bosch en blauw voor Den Haag. ‘In het begin zie je de studenten nog wat zoeken’, zegt Femke. ‘Ze zijn afwachtend en sluiten rustig aan in de rij. Soms geven we aan: ‘Je kunt nog doorlopen hoor, er is verderop nog plek.’ Femke doet haar best om iedere student snel, goed en vriendelijk te helpen. In de drukke ochtend zoekt ze nog naar een routine in het systeem. Later, als het rustiger wordt, is er meer ruimte voor een praatje. ‘Een collega was onlangs in Vietnam geweest en begroette Vietnamese studenten in hun eigen taal. Ze leerden elkaar wat woordjes en lachten om elkaars uitspraak. Een leuk en ontspannen moment.’ 

Alles op één plek

Het verblijfsdocument is binnen. Maar wie denkt dat de studenten daarna meteen naar huis gaan, heeft het mis. De uitreikdagen zijn inmiddels uitgegroeid tot meer dan een moment waarop een pasje wordt overhandigd. Nuffic maakt er samen met de betrokken organisaties een echt uitreikingsfeest van. ‘Opgelucht en met hun document op zak lopen de studenten door naar de informatiemarkt’, vertelt Kumi Tempels, senior beleidsmedewerker bij Nuffic en organisator van de informatiemarkt. ‘Wij zijn er blij mee dat meer dan 70% van de studenten bij het ophalen van hun verblijfsdocument al een QR-code heeft gescand. Daar vinden ze niet alleen informatie van de IND over hun rechten en plichten, maar ook informatie van andere organisaties over wat zij allemaal moeten regelen. Alles is tegenwoordig gebundeld onder één QR-code, wat een hoop verwarring voorkomt. Een deel van die organisaties staat ook op de informatiemarkt, waar studenten direct zaken kunnen regelen die horen bij hun nieuwe leven in Nederland.’

Van bsn tot stroopwafel

‘Er valt van alles te regelen’, vervolgt Kumi. ‘Zo kunnen studenten een zorgverzekering afsluiten, een gratis abonnement van Duolingo krijgen om Nederlands te leren of meteen lid worden van het Erasmus Student Network (ESN) dat sociale activiteiten organiseert en studenten helpt hun weg te vinden in Nederland. Ook met vragen kunnen studenten op de informatiemarkt terecht. Een student kwam in paniek naar me toe omdat hij dacht dat hij geen bsn kreeg. We keken mee en zagen dat hij al een afspraak bij de gemeente had. Daar krijgt hij zijn bsn. Dat bleek voor meer studenten niet duidelijk. Voor hen hebben we direct een afspraak bij de gemeente gemaakt.’ 

Na al die regeldingen is er ook tijd voor iets leuks. ‘Wie zijn nieuwe pasje meteen wil vastleggen, kan in een fotohokje een foto maken. Die belandt bij sommigen nog dezelfde dag op social media. Bij de uitgang wachten bovendien een echte Hollandse stroopwafel en spekjes. Zo gaan de studenten niet alleen met hun pasje, maar met antwoorden op vragen, nieuwe contacten en iets lekkers de deur uit.’

Een bijzondere gezamenlijke aanpak

De centrale uitreikdagen zijn er om studenten een goede en positieve start te geven in Nederland, vindt Colette. ‘Ik hoop dat studenten een warm welkom voelen op deze dag. En dat ze merken dat de IND toegankelijk is en hen snel en vriendelijk helpt.’ Dat alle informatie en hulp op één plek samenkomen, maakt de dag extra waardevol. Dit is mogelijk door de goede samenwerking tussen de IND, Nuffic en andere betrokken organisaties. Kumi, die in haar werk regelmatig internationale partners ontmoet, merkt dat de gezamenlijke aanpak buiten Nederland bijzonder wordt gevonden. ‘Mijn contactpersonen daar kijken met bewondering naar deze uitreikdagen. Wat we in Nederland doen, is uniek. Nergens anders worden studenten zo warm ontvangen en kunnen ze met zo’n goed gevoel aan hun studie beginnen.’